潍坊奥体中心体育场工程是2009年十一届全运会足球赛事场馆之一，更是潍坊市的重点政治工程，并且工程竣工要求达到“鲁班奖”验收评定条件。对此我为能进入潍坊奥体中心体育场工程从事监理资料管理工作，感到非常地荣幸。因为这不仅是我职业生涯的一个新起点，更是一个锻炼自我、升华自我的好机会。

    潍坊奥体中心体育场工程自2008年4月6日开工至2009年5月30日竣工验收，中间过程只有短短的一年多时间，而根据以往的经验，建设如此规模的综合体育场一般需要三年时间。由此可见此工程工期短、任务重、压力大的特点非常明显，这就对所有监理机构人员提出了高标准，高素质要求。回顾这一年多的工作，我感触颇多。在如此特殊的工作环境下，不仅使我的理论知识得到了进一步巩固和提高，个人的工作技能更是得到了有效的锻炼，既丰富了实际工作和社会经验，又提高了实际操作技能。

    一、体育场工程档案管理与一般工业与民用建筑的区别

    体育场工程作为大型公共建筑，与一般工业与民用建筑的资料内容具有一定的差别。主要差别体现在体育工艺（如足球场草坪、跑道、障碍水池、跳远沙坑等）、体育设施（如场地照明、扩声系统、LED显示屏等）的安装与施工，智能控制中有关控制系统（如赛事管理系统、计时计分系统、升旗系统）以及新闻媒体、观众活动区等的布置内容。对于这些内容，有的档案管理规范中没有规定该类档案的填写方式与归类，这就要求该类工程项目必须自己设定来进行相应的档案管理工作。

    二、体育场工程资料体系框架

    工程资料体系框架可分成四部分，基本建设工程的前期手续（该部分资料由业主提供）；监理内部资料；工程管理资料（承包方内部自行整理，我们负责审查）；工程技术保证资料资料。

    （一）基本建设工程前期手续

    1、项目建议书及可行性研究报告

    2、固定资产投资计划书

    3、项目用地规划许可证

    4、项目建设规划许可证

    5、工程招投标文件

    6、工程图纸审查报告

    7、工程质量、安全监督手续

    8、工程建设其他手续

    （二）、监理控制资料的主要内容 

    参考《建设工程监理规范》中分类方法，结合具体工作，本着分类界限明确，便于管理的思路，具体监理资料主要包括以下内容：

    1、工程监理规划及监理实施细则

    1-1监理规划

    1-2监理实施细则

    1-3旁站监理方案

    1-4见证取送检计划

    2、工程进度控制文件

    2-1图纸会审纪要

    2-2设计变更

    2-3建设单位变更文件

    2-4承包单位变更文件

    3、监理月报

    4、会议纪要

    4-1工地会议纪要

    4-2专题会议纪要

    4-3内部会议纪要

    5、施工组织设计（方案）报审资料

    5-1施工组织设计报审

    5-2季节及专项施工方案报审

    6、资质报审材料

    6-1 总分包单位、上岗人员资质报审

    6-2 重要材料供货单位资质报审（保温材料、防水材料）

    6-3 设备供货单位资质报审

    6-4 鉴证、试验、测试单位资质

    7、进度控制

    7-1 工程开工报审含附件

    7-2 总、分进度计划报审

    7-3 复工报审及工程暂停令

    8、质量控制

    8-1 施工单位提报的所有施工过程质量控制资料

    8-2 监理旁站记录

    8-3取样、送检见证记录

    8-4材料、设备等考察报告

    8-5 工程质量事故处理记录

    8-6奖罚文件资料

    9、造价控制

    9-1工程款支付申请

    9-2工程量报验申请与签任

    9-3工程结算审核意见表

    10、监理工程师通知单及回复单、监理联系单

    11、合同与其他事项管理

    11-1 工程延期报告及审批

    11-2 费用索赔报告及审批

    11-3合同争议、违约报告及处理意见

    11-4合同变更材料

    12、质量评估报告

    12-1 地基基础工程质量评估报告

    12-2 主体工程质量评估报告

    12-3 单位工程质量评估报告

    13、监理工作总结、监理业务手册

    14、来往函件

    14-1业主来文

    14-2施工单位来文

    14-3其他发文

    15、收发文记录

    16、监理内业管理台帐

    16-1资料、书籍领用登记

    16-2内部设施领用登记表

    16-3其他

    （三）对施工资料的管理主要是监督和检查。潍坊奥体中心工程参建施工单位较多，为避免各单位的资料做法不统一，我们在施工过程中积极联系潍坊市工程质量监督站,并取得建设单位的大力支持，对工程资料及早地进行了统一要求，保证了资料的统一、有序、完整。对施工单位的资料按照以下分卷要求进行组卷、归档。

    分卷依据《建筑工程施工质量验收统一标准》，九个分部工程分别为第一~九卷，即地基与基础分部工程竣工资料、主体结构分部工程竣工资料、建筑装饰装修分部工程竣工资料、建筑屋面分部工程竣工资料、建筑给水排水及采暖分部工程竣工资料、建筑电气分部工竣工资料、智能建筑分部工程竣工资料、通风与空调分部工程竣工资料、电梯分部工程竣工资料。另外体育工艺竣工资料、室外工程竣工资料分别组成第十卷和第十一卷。

    三、监理资料过程控制

    （一）监理资料管理程序

    监理资料管理程序可分三个阶段，收集、立卷和移交。

    收集阶段即监理资料形成阶段，是监理资料管理的重点阶段。

    立卷阶段：立卷的依据和案卷的分册、监理文件的归档范围等内容在国家建设部、国家质量技术监督局发布的GB/TS50319-2000《建设工程监理规范》和GB/TS50328-2001《建筑工程文件归档整理规范》等条文中都做了要求和规定。再结合公司和当地城建档案管理部门或行业主管部门的具体要求综合进行资料立卷工作。

    移交阶段：立卷完成后，应按照《建设工程监理档案》的相关规定及时移交建设单位，并办理移交手续。还应该按监理单位的规定向公司移交相关的文件资料。

    （二）监理资料重点控制内容

    1、在资料整理过程中，不难看出监理内部资料是资料管理的主要对象。这主要包括会议记录文件，监理工程师通知单、回复单及工作联系单，监理日志，监理旁站等，因为这些记载着监理对工程控制的实效和依据，反映出监理部的工作质量和作为施工过程可追溯的依据程度。因此这些资料不仅要做到实事求是、简明扼要，更有牵扯到重要事项的文件要有相关人员的签字认可，以确保责任落实到人，具有可追溯性。

    2、其次在工作过程留有相关的影像资料越来越显得重要，因为它的表达效果更加直观清晰，大大提高工作过程中的沟通、协调成效。因此在本工程施工过程中我项目部充分利用影响设备，不仅把工程施工中出现的质量问题及时做好记录，更是将工程中十项新技术的重点施工过程以及监理重点控制内容做了详细、清晰的记录。即严格控制了本工程的质量，又为后期类似工程以及新技术的应用留下了重要的依据。

    （三）来往函件必须要做好文件收发记录

    来往函件必须要做好文件收发记录，及时清楚地记录好文件的来龙去脉，收发时间，以便需要时方便查询。例如施工变更文件、施工图纸等施工过程中重要文件，会经常反复地使用，为工作方便应及时分类单独整理好，切忌混作一团。

    （四）施工技术资料主要是监督和检查，及时收集。

    施工技术资料要求随工程同步收集、整理、签发并按规定移交。本工程规模大，参建单位多，施工工艺复杂多样，致使施工技术资料相对繁多。因此工程竣工后，通过对这部分资料的整理，我总结出一些资料管理经验。

    1、首先工程开工前要熟读图纸，了解工程各部分的施工工艺，明确工程的施工程序，这样可对工程需要那些资料做到了心中有数。在施工单位未及时提交相关资料时，我们就可以尽早地提醒施工单位，起到提前预控的作用。

    2、其次工程开展后，就应要求施工单位的资料应本着及时、真实、有效的原则整理。而在施工过程中遇到施工单位提报资料不及时的现象，为了避免施工资料积累太多，资料不能真实反映工程情况，我通过反复督促施工单位提交资料，或者下发监理通知单来解决，如还未解决，就及时向上级领导反映。

    （五）规范化、程序化、标准化在资料管理上的具体体现

    （一）标准化具体要求

    标准化的具体要求就是统一资料格式。工程开工初期，我们发现各单位的资料格式多样化，尤其是各种报验申请及变更申请，可谓是千差万别，这里面存在这么几方面原因：一是大多施工人员对监理规范了解不深，对规范规定的各种申请表的使用方式理解不一致；二是资料管理人员责任心不强，存在应付心理。对此，我们专门召开了资料工作管理专题会议，统一了资料格式要求，确定技术保证资料严格按《山东省技术资料编制》的要求编制，对各种报验申请严格按监理规范规定使用格式，统一规定了设计变更单的格式和工程签证单格式。同时，要求监理项目部内部统一了各种监理通知单、工作联系单、工作报表、月报等资料格式，达到规范统一的原则。

    （二）规范化具体要求

    规范化的具体要求就是资料完整有效且符合规范要求。在此项目上，我们首先要求昌大总公司牵头对资料管理人员进行统一培训学习，确定工程验收批的划分方式、数量，避免了各自为战；其次召集资料人员共同制定各种验收表、报验表的格式和填写样本。由于本工程是政府投资项目，按照潍坊市政府建设项目的要求，对于现场签证、认价的材料必须资料详实、齐全。因此对上述资料的整理要求做到规范化。

    （三）程序化具体要求

    资料管理的程序化可以从两方面理解：

    1、监督与督促施工单位的资料时应体现程序化。就是施工单位提报的技术资料要符合工程实际进度情况，要及时有效。所提报的资料既不能提前也不能落后于工程实际形象进度。其次资料的签字也必须要有程序，应该在施工单位签字确认后，方可移交我方进行监理工程师签字。

    2、工程施工过程中产生的变更资料，在提报时必须要符合先提报监理单位后业主单位的程序。如果不是按照此程序而是相反的程序进行，那么势必会造成工程管理上的混乱，从而影响到工程其他的方方面面。

    四、结语

    作为资料管理员必须要充分认识到监理资料的重要性，才能更加认真、细致的将监理资料做到准确合格。在工作过程中必须时时加强与业主之间的沟通，争取业主的理解与支持。

    其次资料整理工作不能仅停留在文件整理这个表面层次上，更应该勤跑施工现场、勤读图纸，这样不仅可保证施工资料更加符合工程实际情况，更可以使工程实际情况与资料紧密联系在一起，不脱节，能更加全面系统的掌握工程信息。更能主动做好与领导、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱，成为领导的得力助手。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　                                                                                                                                文/邓静静